個人情報保護方針・プライバシーポリシー

1．基本方針

当社は、次の事項を個人情報保護の基本方針とします。

1. 個人情報を適法かつ公正な方法で取得し、利用目的をできる限り具体的に特定します。
2. 特定した利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱いません。
3. 取り扱う個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他のリスクに応じ、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。
4. 従業者および委託先を適切に監督し、個人情報保護に関する教育および点検を継続します。
5. 個人情報に関するご本人からの請求および苦情・相談に、法令および本方針に従って適切に対応します。
6. 個人情報の取扱状況、社会環境、技術動向および法令の改正等に応じ、管理体制を継続的に見直します。

2．本方針の適用範囲と用語

本方針は、当社が事業活動において取り扱うお客様、サービス利用者、電話をおかけになった方、委託元企業のお客様・取引先、一次面接代行の対象となる委託元企業の採用応募者、当社の取引先その他の関係者の個人情報に適用されます。

本方針における「個人情報」「個人データ」「保有個人データ」「要配慮個人情報」「個人関連情報」その他の用語は、特段の定めがない限り、個人情報保護法その他の関係法令の定義に従います。

委託元企業が独自に定めるプライバシーポリシー、採用応募者向けの通知または個別契約に、本方針と異なる定めがある場合、法令に反しない範囲で当該定めを優先します。

3．個人情報の取得方法

当社は、主に次の方法により、利用目的の達成に必要な範囲で個人情報を取得します。

• ウェブフォーム、電子メール、電話、FAX、郵送、チャットツールその他の連絡手段を通じて、ご本人から直接取得する方法
• 契約書、申込書、本人確認書類その他の書類または電磁的記録により取得する方法
• 委託元企業から、電話対応、顧客対応、応募受付、一次面接代行等の受託業務に必要な情報の提供を受ける方法
• 一次面接代行において、委託元企業から採用応募者の履歴書、職務経歴書、応募書類、選考資料、連絡履歴その他の情報の提供を受ける方法
• 委託元企業の指示に基づき、当社がご本人から直接聞き取りまたは受領する方法
• 適法に公開されているウェブサイト、法人情報その他の公開情報から取得する方法
• 当社ウェブサイトの利用に伴い、Cookie、アクセスログその他の技術情報を自動的に取得する方法

当社は、偽りその他不正な手段により個人情報を取得しません。また、書面または電磁的記録によりご本人から直接個人情報を取得する場合は、法令上の例外に該当する場合を除き、あらかじめ利用目的を明示します。

4．取得する情報と利用目的

当社が取得または取り扱う主な情報と利用目的は、次のとおりです。

当社は、上記のほか、個別に利用目的を通知または公表した場合には、その目的の範囲内で個人情報を取り扱います。

5．受託業務でお預かりする個人情報

当社は、委託元企業から電話代行、顧客対応、受付、発信、事務処理、応募受付、日程調整、一次面接代行その他の業務を受託する際、委託元企業のお客様、取引先、従業者、採用応募者その他の方の個人情報をお預かりし、または委託元企業の指示に基づいてご本人から取得することがあります。

この場合、当社は次の原則に従って個人情報を取り扱います。

• 委託契約、業務仕様、対応マニュアルおよび委託元企業の適法な指示に従い、受託業務の遂行に必要な範囲でのみ取り扱います。
• 受託した個人情報を、当社独自の営業、広告、採用、名簿作成、プロファイリング、AIモデルの学習その他の自己目的に利用しません。
• 当社のための統計情報または分析情報を作成する場合も、委託契約の範囲内で、委託元企業の承認および法令上必要な手続を得た場合に限ります。
• 受託業務に不要な情報を取得せず、閲覧・利用できる担当者を必要な範囲に限定します。
• 受託業務の終了後または委託元企業から指示を受けたときは、法令または正当な保存理由がある場合を除き、契約に従って返却、削除または復元困難な方法で廃棄します。

受託業務で取り扱う個人情報について、当社に訂正・削除等を行う権限がない場合があります。この場合、当社は、ご本人からのお申し出を委託元企業へ取り次ぐなど、委託元企業による対応に必要な協力を行います。

6．企業から受託する一次面接代行における応募者情報の取扱い

（1）採用企業・応募者・当社の関係

応募先である委託元企業が採用主体となり、応募者情報の利用目的および選考方法を決定します。当社は、委託元企業との契約、業務仕様、面接項目および適法な指示に基づき、一次面接代行に必要な範囲で応募者情報を取り扱います。

（2）応募者情報の受領・取得

当社は、委託元企業から、応募者の氏名、連絡先、応募職種、履歴書、職務経歴書、選考状況その他一次面接に必要な情報の提供を受けることがあります。また、委託元企業の指示に基づき、応募者から日程、職歴、経験、資格、希望条件、質問への回答その他の情報を直接お伺いする場合があります。

（3）一次面接代行で行う業務

当社は、委託元企業から依頼された範囲で、次の業務を行います。

• 応募者への連絡、問い合わせ対応および面接日程の調整
• 応募者本人および応募職種の確認
• 委託元企業が承認した質問票・評価基準に基づく一次面接
• 応募者の回答、保有資格、経験、希望条件等の確認および記録
• 面接内容の文字起こし、要約、所見または評価資料の作成
• 面接結果および資料の委託元企業への報告
• 辞退、再調整、連絡不能、苦情その他の状況に関する委託元企業への報告

（4）利用目的の限定

応募者情報は、委託元企業の採用選考に関する一次面接代行を遂行するためにのみ利用します。当社自身の採用活動、営業、広告、第三者への販売・提供、独自の人材データベース作成、委託元企業以外の企業への紹介、AIモデルの学習その他の受託業務外の目的には利用しません。

（5）応募者への事前案内

委託元企業と連携し、採用主体となる企業名、当社が一次面接を担当すること、取得する情報、利用目的、委託元企業への報告、録音・録画・文字起こしの有無、問い合わせ窓口その他法令上必要な事項を、応募案内、面接案内または面接開始前の説明等により応募者へお知らせします。

（6）必要最小限の取得と公正な採用選考

応募者情報は、対象となる職務に必要な適性・能力を確認するために必要な範囲で取得します。委託元企業が承認した質問項目および対応手順に基づき、本人に責任のない事項または本来自由であるべき事項など、就職差別につながるおそれのある情報を、業務上の必要性なく質問・収集しません。

（7）面接記録・評価資料と自動処理

当社が作成する文字起こし、要約、所見または評価資料は、面接で確認した事実、応募者の回答および委託元企業があらかじめ定めた職務関連の基準に基づいて作成し、委託元企業へ報告します。AI、音声認識、文字起こしその他の自動処理を利用する場合は、法令および委託元企業との契約に従い、入力情報を必要最小限に限定し、出力内容を担当者が確認します。

（8）採否の決定

当社は、一次面接の実施結果、事実記録、要約、所見または評価資料を委託元企業へ報告しますが、応募者を採用するか否かの最終決定は委託元企業が行います。自動処理の結果だけで採否を決定しません。

（9）保存・返却・削除

応募者情報は、委託元企業との契約およびその指示に従って保管します。一次面接代行業務の終了後または委託元企業から指示を受けた場合は、法令上保存が必要な情報を除き、返却、削除または復元困難な方法で廃棄します。当社が応募者情報を独自に保有し続けることはありません。

（10）応募者からのお申し出

応募情報の確認、訂正、削除、選考辞退、面接日程の変更その他のお申し出は、原則として応募先である委託元企業の採用窓口へご連絡ください。当社が直接お申し出を受けた場合は、ご本人確認のうえ、委託元企業の指示に基づいて対応し、または委託元企業へ取り次ぎます。

7．要配慮個人情報等の取扱い

当社は、人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪の経歴、犯罪被害の事実、障害、健康診断結果その他の要配慮個人情報を取得する場合、法令上の例外に該当する場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ます。

採用に関する業務では、職務遂行上の合理的かつ必要な理由がある場合、または応募者への合理的配慮、安全確保等に必要な場合に限り、利用目的を示したうえで必要最小限の情報を取り扱います。思想・信条、本籍・出生地、家族、住宅状況、労働組合への加入状況その他、採用選考に必要のない情報を積極的に取得しません。

電話または一次面接の過程で、ご本人から要配慮個人情報が自発的に伝えられた場合も、受託業務上必要な範囲を超えて記録・利用せず、委託元企業の指示および法令に従って取り扱います。

8．録音・録画・文字起こし

当社は、契約内容、委託元企業の指示または事前の案内に基づき、応対内容の正確な把握、報告、品質確認、教育、トラブル対応、不正利用防止その他明示した目的のため、電話またはオンラインによる一次面接等を録音・録画し、文字起こしまたは要約を作成する場合があります。

• 録音・録画を行う場合は、法令上通知を要しない場合を除き、音声案内、画面表示、応募案内その他の適切な方法で事前にお知らせします。
• 録音・録画データ、文字起こしおよび要約は、利用目的の達成に必要な担当者のみが取り扱います。
• 外部の文字起こし、クラウドまたはAIサービスを利用する場合は、委託元企業の承認、契約上の守秘義務、学習利用の有無、保存先、安全管理措置、再委託および国外取扱いの有無等を確認します。
• 録音・録画等を汎用的なAIモデルの学習その他の受託業務外の目的に利用しません。

9．利用目的の変更

当社は、変更前の利用目的と合理的な関連性があると認められる範囲で利用目的を変更することがあります。利用目的を変更した場合は、法令に従い、ご本人に通知し、または当社ウェブサイト等で公表します。合理的な関連性を超えて利用する必要がある場合は、法令上認められる場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ます。

10．個人データの第三者への提供

当社は、次のいずれかに該当する場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく個人データを第三者へ提供しません。

1. 法令に基づく場合
2. 人の生命、身体または財産の保護のために必要であり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
3. 公衆衛生の向上または児童の健全な育成の推進のために特に必要であり、ご本人の同意を得ることが困難な場合
4. 国の機関、地方公共団体またはその委託を受けた者が、法令に定める事務を遂行することに協力する必要があり、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合
5. 学術研究その他法令で認められる場合

利用目的の達成に必要な範囲で個人データの取扱いを外部へ委託する場合、合併その他の事由による事業承継に伴って個人データが提供される場合、または法令上の要件を満たす共同利用を行う場合、提供先は個人情報保護法上の「第三者」に該当しません。当社が共同利用を行う場合は、共同利用する旨、情報項目、利用者の範囲、利用目的、管理責任者その他法令所定の事項をあらかじめ公表します。

11．個人情報の取扱いの委託・再委託

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、システム運用、クラウド保管、通信、電子メール、チャット、オンライン会議、文字起こし、文書送付、決済その他の業務を外部事業者へ委託する場合があります。

委託にあたっては、次の事項を実施します。

• 個人情報を適切に取り扱うことができる委託先を選定します。
• 利用目的、取扱範囲、秘密保持、安全管理措置、再委託、事故発生時の報告、監査、契約終了時の返却・削除等を契約その他の方法で定めます。
• 委託先に必要な情報のみを提供し、取扱状況を必要かつ適切に監督します。
• 再委託を認める場合は、事前承認その他の管理手続を設け、再委託先にも同等の保護を求めます。

委託元企業からお預かりした個人情報を再委託先に取り扱わせる場合は、委託元企業との契約およびその指示に従います。

12．外国での取扱い・外国にある第三者への提供

当社が外国にある事業者のクラウドサービス等を利用し、外国において個人データを取り扱う場合は、当該外国の個人情報保護制度その他の外的環境を把握したうえで、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。

外国にある第三者へ個人データを提供するためにご本人の同意を得る場合は、法令に従い、国または地域名、当該国の個人情報保護制度、提供先が講ずる保護措置その他参考となる情報を提供します。法令上認められた体制を整備している外国事業者へ提供する場合は、その体制が継続して実施されるよう必要な措置を講じ、ご本人の求めに応じて当該措置に関する情報を提供します。

13．Cookie・アクセスログ等の取扱い

当社ウェブサイトでは、サイトの正常な動作、利便性向上、利用状況の把握・分析、広告・広報施策の効果測定、セキュリティ確保等のため、Cookie、アクセスログ、端末情報その他の個人関連情報を利用する場合があります。

Cookie等だけでは通常、当社が特定の個人を直接識別することはできませんが、当社が保有する情報と結び付けて特定の個人を識別できる状態で利用する場合は、個人情報として本方針に従って取り扱います。また、第三者から取得する個人関連情報を当社の個人データとして取得することが想定される場合は、法令に従ってご本人の同意取得状況等を確認します。

ブラウザの設定によりCookieを無効にできますが、ウェブサイトの一部機能が利用できなくなる場合があります。外部のアクセス解析・広告サービスを利用する場合は、サービス名、提供者、利用目的、送信項目、停止方法等を、必要に応じて当社ウェブサイト上で別途お知らせします。

14．安全管理措置

当社は、個人データの漏えい、滅失または毀損の防止その他の安全管理のため、取り扱う情報の性質、量、利用方法およびリスクに応じ、次のような必要かつ適切な措置を講じます。安全管理上支障のない範囲で、措置の詳細に関するお問い合わせにも対応します。

（1）基本方針・規程の整備

• 個人情報保護に関する基本方針および取扱規程を整備します。
• 取得、利用、保存、提供、削除・廃棄、事故対応等の各段階における取扱方法と責任を定めます。

（2）組織的安全管理措置

• 個人情報の管理責任者および取扱担当者を定め、役割と責任を明確にします。
• 取扱状況を確認できる記録を整備し、アクセス権限を業務上必要な範囲に限定します。
• 漏えい等の事案またはそのおそれを把握した場合の報告・対応体制を整備します。
• 取扱状況について定期的な点検を行い、必要に応じて改善します。

（3）人的安全管理措置

• 従業者に対し、個人情報保護、守秘義務、情報セキュリティおよび公正な採用選考に関する教育を行います。
• 就業規則、誓約書その他の方法により、在職中および退職後の秘密保持義務を定めます。

（4）物理的安全管理措置

• 個人データを取り扱う区域への入退室・持込み機器等を管理します。
• 書類、端末および記録媒体の盗難・紛失を防止し、持出し時には適切な保護を行います。
• 書類・記録媒体を廃棄する際は、復元が困難な方法を用います。

（5）技術的安全管理措置

• 利用者の識別・認証、権限管理、アクセス制御等により、個人データへアクセスできる者と範囲を限定します。
• 通信・保存時の暗号化その他の方法により、データの盗聴・漏えい等を防止します。
• アクセスログの取得・確認、不正アクセス対策、マルウェア対策、脆弱性対応、更新プログラムの適用、バックアップ等を適切に実施します。

（6）外的環境の把握

外国で個人データを取り扱う場合は、当該国の個人情報保護制度等を把握し、その環境に応じた安全管理措置を実施します。

15．正確性の確保、保存期間および削除

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなった個人データを遅滞なく消去するよう努めます。

保存期間は、利用目的、契約内容、委託元企業の指示、法令上の保存義務、紛争・問い合わせ対応の必要性その他の事情を考慮して、必要な範囲で設定します。受託業務で取り扱う個人情報は、委託契約で定める期間または委託元企業の指示に従い、業務終了後に返却、削除または廃棄します。

システム上のバックアップに個人データが一定期間残る場合は、通常の業務利用から隔離し、所定の保存サイクルに従って順次消去します。法令または権利保全のため保存が必要な情報は、利用範囲を限定して保管します。

16．漏えい、滅失、毀損等が発生した場合

個人データの漏えい、滅失、毀損、不正アクセスその他の事故が発生し、またはそのおそれが判明した場合、当社は、被害拡大防止、事実関係および原因の調査、影響範囲の特定、再発防止策の実施等を速やかに行います。

法令により報告・通知が必要な場合は、個人情報保護委員会その他の関係機関への報告およびご本人への通知を行います。委託元企業からお預かりした個人情報に関する事故については、委託元企業へ速やかに報告し、その指示および契約に従って対応します。

17．保有個人データの開示等のご請求

当社が開示等の権限を有する保有個人データについて、ご本人または正当な代理人から、利用目的の通知、開示、第三者提供記録の開示、内容の訂正・追加・削除、利用停止・消去、第三者提供の停止等のご請求があった場合、個人情報保護法その他の法令に従って対応します。

（1）請求方法

1. お問い合わせフォームまたは本方針末尾の窓口へ、「個人情報に関する請求」である旨、対象となる情報およびご希望の内容をご連絡ください。
2. 当社から、必要な手続、本人確認方法および回答方法をご案内します。
3. ご本人または正当な代理人であることを確認したうえで、法令所定の期間・方法により回答します。

本人確認のためにお預かりした書類は、当該請求への対応以外に利用せず、確認後、適切に削除または廃棄します。法令により開示等を行わないことが認められる場合は、その理由を付してお知らせします。

（2）受託業務で取り扱う情報

当社が委託元企業の指示に基づいて取り扱い、当社に開示、訂正、利用停止、削除等の権限がない個人情報については、委託元企業の窓口をご案内し、または委託元企業へお申し出を取り次ぎます。当社は、委託元企業によるご本人対応に必要な範囲で協力します。

18．個人情報を提供することの任意性

当社への個人情報の提供は、法令または契約上必要な場合を除き、ご本人の任意です。ただし、サービス提供、本人確認、問い合わせ対応、応募受付または一次面接等に必要な情報をご提供いただけない場合、ご希望のサービス・手続の全部または一部を提供・実施できないことがあります。

19．未成年者の個人情報

未成年者の個人情報を取り扱う場合、年齢、理解力およびサービスの内容に応じて、分かりやすい説明を行い、必要に応じて親権者その他の法定代理人の同意を確認します。新規学校卒業予定者の採用に関する業務では、関係法令および公正な採用選考に関するルールに従い、学校その他の関係者とも必要な調整を行います。

20．本方針の変更

当社は、法令の改正、サービス内容、個人情報の取扱方法または安全管理体制の変更等に応じて、本方針を見直すことがあります。重要な変更を行う場合は、当社ウェブサイトへの掲載その他分かりやすい方法でお知らせします。変更後の本方針は、別途定める場合を除き、当社ウェブサイトに掲載した日から適用します。

21．事業者情報・お問い合わせ窓口

個人情報の取扱い、開示等のご請求、苦情またはご相談については、次の窓口へお問い合わせください。